Veilig afdrukken en kosten besparen: 1+1=3

Is milieuvriendelijk werken een van uw zakelijke doel­stellingen? Kijk dan eens goed naar de uitvoer van uw printers. U zult verbaasd zijn hoeveel energie afdrukken kost en hoeveel geld hiermee wordt verspild.

NEN, het Nederlands Normalisatie-instituut dat Nederland al bijna 100 jaar vertegenwoordigt in alle Europese en wereldwijde normalisatienetwerken, wilde als milieubewuste organisatie zijn ecologische voetafdruk verkleinen en duurzaam opereren. Daarom ging het instituut samen met een geautoriseerde reseller/partner van Nuance op zoek naar een efficiënte manier om het jaarlijkse afdrukvolume van 1,5 miljoen pagina’s terug te brengen tot acceptabele proporties.

Niet klakkeloos afdrukken

Om het aantal afdrukken te verlagen, wilde NEN dat de 280 medewerkers in het hoofdkantoor in Delft niet meer klakkeloos van alles zouden afdrukken. Hiermee moest niet alleen het afdrukvolume dalen, maar wilde het bedrijf ook kosten besparen en minder energie verbruiken.

“Ons bedrijf maakt zich sterk voor het milieu. Daarom moesten we ervoor zorgen dan medewerkers minder afdrukken”, zegt Edwin van der Zijden, hoofd facilitaire zaken bij NEN. “Omdat er te veel papier werd verspild, moesten we medewerkers stimuleren om digitaal te werken. Hiervoor werd een workflow voor digitale documenten geïntroduceerd met opties voor het scan­nen en verzenden van documenten.” Omdat het bedrijf behoorlijk wat vertrouwelijke informatie in huis heeft, maakte Edwin zich zorgen dat afgedrukte documenten die bij apparaten bleven liggen, in verkeerde handen terecht zouden komen, intern of – nog erger – extern. “We moesten weer grip krijgen op afdrukken. Niet alleen qua afdrukvolumes, maar ook voor wat betreft de beveiliging van documenten”, voegt hij eraan toe.

Equitrac: eenvoudig te implementeren voor razendsnelle resultaten

Om dit doel te bereiken, kozen NEN en de reseller voor een combinatie van multifunctionele printers (MFP’s) en een oplossing voor intelligent afdrukbeheer. De MFP’s die door de reseller werden aanbevolen, onderscheiden zich door betrouwbaarheid, lage operationele kosten en uitstekende afdrukkwaliteit. Maar in dit tijdperk waarin milieubewustzijn steeds meer centraal staat, is het belangrijkste voordeel voor NEN dat de CO²-uitstoot van de MFP’s nihil is. Dit past perfect binnen de wens van het bedrijf om de impact op het milieu tot een minimum te beperken. De documentworkflow van het bedrijf wordt voltooid met Equitrac, de oplossing van Nuance Communications voor intelligent afdrukbeheer, die in combinatie met de MFP’s wordt gebruikt. Met de module Capture & Send van Equitrac zijn geavanceerde afdruk-, kopieer- en scanfuncties via één interface op de MFP beschikbaar. Zo kunnen gebruikers alleen afdrukken wat ze nodig hebben en scannen wanneer dat mogelijk is: krachtige afdruk- en scanfuncties zijn in één programma geïntegreerd. Zoals veel organisaties hebben ontdekt, worden MFP’s met Equitrac Capture & Send een onmisbaar hulpmiddel om een einde maken aan onnodig gebruik van papier in een organisatie.

Door de compatibiliteit met printerstuurprogramma’s verliep de implementatie bij NEN probleemloos. Dankzij Equitrac beschikt NEN nu over volledig inzicht in de afdrukactiviteiten. Het bedrijf heeft meer grip op de documentkosten en een veel betere beveiliging. Dit zorgt voor minder druk op de IT-budgetten, een voordeel voor zowel kleine bedrijven als grote organisaties.

Met Equitrac, dat compatibel is met een groot aantal MFP’s en netwerkprinters van allerlei leveranciers, heeft Edwin precies gevonden wat hij zocht. Hij zegt: “Vanuit het oogpunt van de beveiliging en het milieu biedt Equitrac twee voordelen. Allereerst kunnen documenten nu alleen worden vrijgegeven door een kaart langs het apparaat te halen, of wanneer iemand zijn kaart is vergeten, door een pincode in te voeren. Dit betekent dat er geen documenten meer bij een apparaat blijven liggen.” De tweede factor heeft zowel te maken met de menselijke natuur als met de technologie. “Omdat medewerkers nu een kaart langs het apparaat moeten halen om afdrukken op te halen, vragen ze zich sneller af of ze iets echt moeten afdrukken. Steeds vaker kiezen ze ervoor om het niet te doen. Digitaal werken ligt nu voor hen voor de hand. En dat is precies wat we wilden bereiken.”

500.000 minder afgedrukte documenten

Dankzij Equitrac en het nieuwe afdrukbeleid binnen NEN, ziet Edwin een indrukwekkende afname van het afdrukvolume. “Het afdrukvolume is afgenomen van 1,5 miljoen naar 1 miljoen exemplaren per jaar, wat neerkomt op een daling van 33%. Verder besparen we 15% op de kosten voor papier. Jaarlijks worden er nu ongeveer 50.000 documenten gescand en vastgelegd, zoals binnenkomende post en facturen.” Dit is bereikt met de gebruiksvriendelijke functies voor scannen en verzenden van Equitrac, die een einde maken aan onnodig gebruik van papier. Wat ook bijdraagt aan de afname van het afdrukvolume en de afdrukkosten van het bedrijf, is dat alle documenten standaard in zwart-wit worden afgedrukt, tenzij de gebruiker bewust kiest voor afdrukken in kleur. En omdat er dubbelzijdig wordt afgedrukt, zijn ook de kosten voor kopieerpapier afgenomen.

De aanzienlijke afdrukbesparingen binnen het bedrijf zijn niet ten koste gegaan van het gebruiksgemak. Als een geselecteerd afdrukapparaat niet werkt, kunnen medew­erkers met Equitrac gewoon op een ander apparaat afdrukken, zodat printerstoringen geen invloed hebben op hun productiviteit.

Edwin zegt: “Equitrac heeft ons nog op geen enkel moment teleurgesteld en ik heb nooit klachten over de oplossing gekregen. Equitrac en de MFP’s vullen elkaar perfect aan en stellen ons in staat onze doelstellingen te halen.”

Plannen voor afslanking in de toekomst

Tegenwoordig verloopt afdrukken bij NEN zo efficiënt, dat het bedrijf overweegt om het printerpark in de toe­komst te verkleinen van 13 naar 8 MFP’s. De verwachting is dat dit, dankzij de combinatie met Equitrac, voldoende is voor de sterk afgenomen afdrukbehoeften.