Uitdaging: automatisering van de bestaande service order en facturatie workflows, rekening houdend met vereiste integratie met ERP-pakket SAP.
Doelen: het behalen van een financiële besparing en het verhogen van de productiviteit.
Strategie: inrichten van een informatie workflow backbone, gevormd door Nuance AutoStore en Output Manager.
Samenvatting
Structuur aanbrengen in uw administratieve processen bespaart u veel tijd en geld. Bedrijven printen nog altijd veel documenten zoals facturen. Scania, een wereldspeler in de transportbranche met hoofdkwartier in Södertälje, Zweden, wilde deze handmatige, tijdrovende processen automatiseren. Hun doel was een financiële besparing te behalen door het automatiseren van hun document workflow.
Wat de complexiteit verhoogde, was het feit dat Scania werkt met het Enterprise ERP pakket SAP als de backbone van hun organisatie. Wat voor oplossing er ook gekozen zou worden, integratie met SAP was een absolute voorwaarde om een maximale efficiëntie te kunnen behalen.
“De Nuance oplossingen werkten niet alleen zoals verwacht, zij betaalden zichzelf terug en verhoogden onze productiviteit. In staat te zijn de factuurscanning en –verwerking te stroomlijnen, betekende voor ons snellere factuurverzending en daardoor sneller betaald worden, waardoor onze business vooruit blijft gaan.”
Marcel Rijnbout, IT Manager
Gezien de vertrouwensband met de MFP leverancier, wendde het bedrijf zich eerst tot hen voor een oplossing. Deze leverancier introduceerde Nuance oplossingen en Scania koos voor Nuance Output Manager en Nuance AutoStore om de facturering workflow te automatiseren.
“We waren verbaasd over de eenvoud, toewijding en betrokkenheid bij het oplossen van onze zakelijke uitdagingen”, zegt Marcel Rijnbout, IT Manager.
Zakelijke uitdagingen snel en simpel oplossen.
Na een aantal bijeenkomsten en tijd te hebben besteed aan het in kaart brengen van de processen, stelden zij samen 3 bedrijfsprocessen vast die voor verbetering vatbaar waren. Op de eerste plaats wilde men de volledige document workflow automatiseren. Met hun service werkplaatsen door heel België en Nederland, moesten alle werkopdrachten en facturen destijds handmatig worden aangemaakt en verwerkt.
Op de tweede plaats werd er partijpost naar klanten verstuurd. Als deze post onbestelbaar bleek, moest men de adressen handmatig uitzoeken. Deze post scannen en converteren naar doorzoekbare documenten zou heel veel tijd besparen en het onderhouden van de adressenlijst eenvoudig.
Het derde punt was de mogelijkheid te hebben facturen digitaal en/of per gewone post te versturen, indien geen email-adres in het ERP systeem bekend is. Dit geeft Scania de mogelijkheid de verzending van facturen naar klanten te vereenvoudigen.
Als basis van de oplossing stelde Nuance AutoStore voor. Dit stelt Scania in staat een scan van een service order te ontvangen, deze te converteren naar een doorzoekbare PDF en vervolgens op te slaan in een netwerkfolder, inclusief de uit een barcode gelezen metadata. Bovendien kan Scania dankzij deze oplossing een workflow creëren waarin gescande adressen geaccepteerd en verwerkt worden, waardoor het onderhoud van hun email-adressen makkelijker wordt.
Ook installeerde Nuance Output Manager en configureerde deze oplossing met een voor-gedefinieerde inbox en printbestemming. Dit maakt het mogelijk om facturen rechtstreeks naar een speciale, beveiligde printer te sturen.
Momenteel werken er méér dan 100 medewerkers efficiënter en productiever met deze – op zowel AutoStore als Output Manager gebaseerde – oplossing.
Drastische verlaging afdrukvolumes
Scania bewerkstelligde de grootste kosten- en tijdbesparing door de inzet van Output Manager om de afdrukvolumes terug te dringen.
Het bedrijf printte en verzond voorheen duizenden facturen per maand. Per post. Het verminderde dat aantal echter tot 25 procent, waardoor er niet alleen bespaard wordt op papier, toner en portokosten, maar ook op de tijd die medewerkers kwijt waren aan de handmatige verwerking van de fysieke facturen. Bovendien ontvangt Scania de betalingen veel eerder, omdat de facturen korter onderweg zijn.
De combinatie van Output Manager en AutoStore heeft zichzelf binnen 8 maanden na implementatie terugverdiend. De tijd- en kostenbesparing, in combinatie met het vermogen de oplossingen aan te laten sluiten op bestaande bedrijfsprocessen, maakte Output Manager en AutoStore een slimme investering voor Scania.
Op dit moment onderzoekt Scania hun bestaande bedrijfsprocessen op andere mogelijkheden tot verbetering of automatisering met kostenbesparing tot gevolg.