Uitdaging

  • Gegevens van bezoekers van datacentra automatiseren.
  • Overstappen op een papierloze oplossing.
  • Efficiënter werken.

Strategie

  • Nuance® AutoStore®
  • Nuance® Business Connect

Resultaten

  • Investering snel terugverdiend door lagere kosten voor toner, papier en opslag.
  • Aanzienlijke tijdsbesparing bij het uitvoeren van taken.
  • Verbeterde beveiliging en hogere prestaties.
  • Gestroomlijnde activiteiten.
  • Hogere productiviteit van mobiele medewerkers.
Samenvatting

De gevolgen van inefficiënt werken en een gebrekkige beveiliging zijn in de IT-branche maar al te goed bekend. Voor de Europese IT-provider Cegeka, met drie datacentra in Europa, is tracering en monitoring van bezoekers cruciaal. Het grote bedrijf met 3600 medewerkers maakte gebruik van een inefficiënt aanmeldingssysteem met registratie op papier. De verslagen met de namen van bezoekers van de datacentra, de reden voor het bezoek en de identificatie werden opgeslagen. Met 150 bezoekers per maand waren medewerkers veel tijd kwijt, zowel bij het aanmelden van de bezoekers als bij het opzoeken van verslagen. Hierdoor konden ze minder ze tijd besteden aan kernactiviteiten in het datacentrum.

“Het is onze doelstelling om papierloos te werken en Nuance AutoStore helpt ons daarbij. Tegelijk kunnen we onze activiteiten stroomlijnen, zodat iedereen efficiënter en productiever kan werken.”

Christophe Briers, Manager Data Center

“Productiviteit, efficiëntie en beveiliging zijn essentieel voor iedereen bij Cegeka. Dankzij Nuance AutoStore met Business Connect hebben we al onze doelstellingen kunnen behalen.”

Sandra Vaesen, Enterprise Architect

Als IT-bedrijf was Cegeka op zoek naar een technologische oplossing die goed aansloot op de eigen missie: het leveren van geavanceerde producten en een strategische manier van denken. Cegeka had vooral behoefte aan een oplossing waarmee kon worden voorkomen dat papieren verslagen verkeerd werden gearchiveerd, kwijtraakten of onjuist werden beheerd. Andere vereisten waren gebruiksgemak, eenvoudige ontwikkeling, integratie met andere programma’s via webservices en kostenbesparing. Cegeka vroeg zijn MFP-leverancier om oplossingen die in de STAID-organisatie (Shared Technology and Infrastructure Delivery) konden worden ingezet.

Het aanmeldingsproces stroomlijnen en beveiligen

De MFP-leverancier van Cegeka stelde twee oplossingen van Nuance voor waarmee aan de vereisten werd voldaan: Nuance® AutoStore en Nuance® Business Connect. Met Nuance AutoStore is het mogelijk om papieren en digitale documenten vast te leggen en in het juiste bedrijfsprogramma in te voeren, en met Nuance Business Connect kunnen medewerkers via een mobiel apparaat documenten vastleggen en verzenden. Door beide oplossingen te combineren, kunnen bezoekers van Cegeka voorafgaand aan hun bezoek aan het datacentrum een formulier invullen via een digitaal portaal. Er wordt een ticket gemaakt en bij aankomst in het datacentrum wordt de bezoeker door een medewerker op een tablet geselecteerd, waarna een foto van zijn paspoort wordt gemaakt. Het systeem houdt de status van het ticket ‘In behandeling’ totdat de bezoeker via het bezoekersformulier uitcheckt. Vervolgens wordt automatisch een PDF gemaakt die als bijlage aan het ticket wordt toegevoegd en die voor opslag naar de database wordt gerouteerd.

Door de combinatie van Nuance AutoStore en Nuance Business Connect komen meerdere stappen van het aanmeldingsproces te vervallen. Voordat de oplossing werd geïmplementeerd waren medewerkers vele uren per maand kwijt aan het verwerken van bezoeken. Omdat de verwerking nu door Nuance is geautomatiseerd, kunnen medewerkers zich concentreren op het dagelijkse beheer van het datacentrum. Verder hoeft Cegeka niet meer elke maand 150 dubbelzijdige aanmeldingsformulieren af te drukken en op te slaan. Alles verloopt gedigitaliseerd, eenvoudig en efficiënt.

Een oplossing met onmiddellijk resultaat

Na implementatie van de producten van Nuance daalden de kosten direct. Cegaka bespaarde onmiddellijk op de kosten voor papier, toner en opslag. De productiviteit van medewerkers nam toe en de beveiliging en naleving verbeterden, omdat de oplossing menselijke fouten bij het invullen van bezoekerslijsten en de bijbehorende documenten voorkomt. Doordat documenten met Business Connect kunnen worden vastgelegd, is ook de productiviteit van mobiele medewerkers enorm verbeterd.

“Nuance AutoStore helpt ons bij onze doelstelling papierloos te werken. Tegelijk kunnen we onze activiteiten stroomlijnen, zodat iedereen efficiënter en productiever kan werken”, zegt Christophe Briers, Manager Data Center.

Cegeka vindt het ook een voordeel dat Nuance AutoStore en Nuance Business Connect binnen het bedrijf worden gehost. Het beheer van de oplossing wordt uitgevoerd door eigen medewerkers van het bedrijf, die zowel onderhoud als gebruik ervan eenvoudig vinden. De oplossing is geïntegreerd met andere programma’s waarvan Cegeka via webservices gebruikmaakt, en scoort goed voor wat betreft kostenbesparing. Nuance biedt Cegeka technologie die perfect is afgestemd op de behoeften van bezoekers van het datacentrum en mobiele medewerkers. Dat scheelt heel wat tijd, geld en ergernissen. Bovendien is het bedrijf in staat om klanten beter van dienst te zijn en de datacentra beter te beveiligen.