Productief werken, ook bij het scannen van documenten
Hans van Grondel, financieel manager bij Syntess Software, licht toe waar vroeger de uitdaging lag:
“In het verleden moest we binnenkomende facturen handmatig scannen. Daarna werden deze op de vaste schijf opgeslagen. Vervolgens moesten we alle gescande facturen in het financiële systeem opnemen. Daar werden ze gekoppeld en van een label voor archivering voorzien.”
Deze methode was niet alleen ingewikkeld, er werden ook snel fouten gemaakt. En ook het verhelpen daarvan kostte weer tijd. Omdat het bedrijf per jaar circa 2.000 facturen ontvangt, moest er heel wat worden gescand. Volgens Hans was een medewerker ongeveer één dag per week met deze taak bezig. Het bedrijf kwam tot de conclusie dat deze methode niet erg efficiënt was en dat er veel tijd werd verknoeid. Daarop stelde Hans een business case op voor de implementatie van een oplossing voor het automatiseren van deze taken. De oplossing moest een einde aan de fouten maken en het mogelijk maken de medewerker productiever en nuttiger in te zetten.
Bestaande investeringen veel beter benutten
Na akkoord van zijn collega’s ging Hans over deze uitdaging in gesprek met de geautoriseerde dealer die de MFP’s (multifunctionele printers) aan het bedrijf had geleverd.
“We hebben het probleem met onze dealer besproken omdat we benieuwd waren wat volgens hen de beste manier was om dit proces te optimaliseren. Het was een logische stap om ons te verdiepen in de oplossing die door hen werd aanbevolen.”
In dit geval stelde de dealer voor om de bestaande MFP’s uit te rusten met een combinatie van Nuance eCopy ShareScan en de Nuance eCopy-service voor barcodeherkenning. Nuance eCopy ShareScan is een beveiligde, rendabele oplossing voor bedrijven voor het scannen van documenten en OCR. Hiermee kunnen bedrijven optimaal van hun investering in kopieerapparaten profiteren. Alle gebruikers hebben eenvoudig en beveiligd toegang tot een oplossing waarin scannen en OCR-functies hand in hand gaan, zodat ze ongekend productief kunnen werken. ShareScan voorziet in het beheer van geïntegreerde MFP-workflows voor scannen en OCR op een groot aantal uiteenlopende apparaten. Met dit programma kan iedereen documenten scannen, e-mailen en naar een computer of netwerkmap verzenden, rechtstreeks via het bedieningspaneel van de MFP. Zo eenvoudig is het. Met de Nuance eCopy-service voor barcodeherkenning worden routinetaken voor het scannen van documenten geautomatiseerd, waardoor de productiviteit toeneemt en de kosten dalen. Er komt meestal nogal wat kijken bij het scannen van papieren documenten naar digitale bestanden, en dit was ook het geval bij Syntess Software. Bij de reeks arbeidsintensieve taken treden maar al te vaak fouten op. Met deze oplossing kunnen routinetaken, zoals naamgeving, batchverwerking, splitsen, archiveren en indexeren van gescande documenten, worden geautomatiseerd op basis van de barcodes in de documenten.
Eén oplossing voor prestaties, nauwkeurigheid en productiviteit
Volgens Hans heeft het bedrijf veel voordelen van de investering:
“Dankzij de barcodes is het nu een stuk eenvoudiger om facturen te scannen en te archiveren. We kunnen alle facturen in één batch scannen. ShareScan herkent de barcode en maakt een bestandsnaam. Daarna wordt de factuur in de juiste map of hotfolder opgeslagen. Het ERP-systeem herkent de gemaakte bestandsnaam en neemt de facturen op de juiste plaats in de ERP-software op.”
Hij voegt eraan toe dat de implementatie van Nuance eCopy ShareScan en de Nuance eCopy-service voor barcodeherkenning heeft geresulteerd in een volledig geautomatiseerde workflow. Hans weet inmiddels uit eigen ervaring hoeveel voordelen het heeft om batchprocessen uit te voeren met een intelligente methode op basis van barcodes. Door de automatische splitsing en naamgeving van bestanden treden er veel minder knelpunten op bij het scannen. Omdat alle bestanden zonder tussenkomst van de gebruiker worden verwerkt, is de oplossing eenvoudig in gebruik en zijn consistente resultaten gegarandeerd. Bovendien wordt er behoorlijk wat tijd bespaard. Hans schat in dat het gaat om een tijd- en kostenbesparing van 10%, omdat de workflow door de gecombineerde oplossing aanzienlijk is verbeterd.
Hij is onder de indruk van het gebruiksgemak.
“Er waren maar vijf minuten training nodig en het programma werkt echt heel eenvoudig.”
Volgens Hans springen bij het dagelijkse gebruik diverse kwaliteiten in het oog.
“De snelheid, prestaties en nauwkeurigheid, alles is even indrukwekkend. En ik moet zeggen dat ook de beeldkwaliteit fantastisch is. Omdat er minder kans op fouten is, geeft de oplossing ons gemoedsrust. En dankzij de nauwkeurigheid hoeven we de facturen meer te controleren.”
Gezien de resultaten die tot nu toe zijn behaald, overweegt Hans om de oplossingen van Nuance een grotere rol te geven bij Syntess Software. Hij bekijkt bij welke andere bedrijfsonderdelen ze zouden kunnen worden ingezet.
“Ik beveel ze graag aan, niet alleen intern, maar ook extern”, voegt hij er enthousiast aan toe.